Najosnovniji konferencijski sistem sastoji se od mikrofona, pojačala, zvučnika i desktop uređaja za prikaz (kao što su desktop pametni terminali i LCD monitori). Kombinacija ovih uređaja čini konferencijski sistem, koji služi za prenos zvuka, prikaz informacija i pojačavanje zvuka, omogućavajući korisnicima da vide, čuju i govore.
Sa tehnološkim napretkom i sve većim funkcionalnim zahtjevima, posebno raširenom upotrebom računara i mreža, opseg konferencijskih sistema se proširio. Sada uključuje glasanje/izbore/raspravu, video konferencije, udaljene video konferencije, telefonske konferencije, simultano prevođenje i desktop ekrane. Ovo su osnovni elementi modernog konferencijskog sistema, a pojavio se i niz srodnih uređaja, kao što su centralna kontrola, kontrola temperature, kontrola osvetljenja, kontrola zvuka i kontrola napajanja. Vođen savremenim tehnološkim razvojem, konferencijski sistem je sada definisan kao kompletan set hardvera i softvera koji se odnosi na sastanke.
